La facturación electrónica ha ganado terreno en España. En los próximos años, todas las empresas van a tener que utilizarla, así como los autónomos. Se trata de un avance en digitalización, en comodidad para el cliente y reducción del uso de papel. Para conocerla en detalle, no dejéis de leer.

Facturación electrónica: Qué es

Una factura electrónica es similar a la que se realiza en papel, pues genera los mismos efectos legales. Es el justificante de que se ha realizado una entrega de bienes o servicios a un precio determinado. En términos generales, no existen grandes cambios en cuanto a la información que debe contener.

El mayor cambio reside en que la transmisión de la factura se acomete por medios electrónicos y telemáticos. Los campos de los que debe constar el documento son los mismos a los contenidos en una de papel. Al fin y al cabo, no se han producido modificaciones legales al respecto. Hay que seguir indicando el número de serie, el domicilio, los impuestos o una descripción de las operaciones llevadas a cabo.

Cuándo es obligatoria la facturación electrónica

Hasta ahora, la obligación de expedir una factura electrónica solo afectaba a las empresas que trabajaban con la Administración. Tal circunstancia queda recogida en el artículo cuarto de la ley 25/2013, de 27 de diciembre, en el que se indica qué organizaciones están afectadas. Las sociedades anónimas o de responsabilidad limitada son dos ejemplos que podéis encontrar.

Más allá de lo dicho, la facturación electrónica obligatoria será para todas las empresas a partir de 2025. Esto es lo que dicta la Ley Crea y Crece, aunque existen algunas circunstancias que deberíais conocer. Para que las compañías y autónomos deban usar el nuevo formato, se debe desarrollar un reglamento. Debido a las elecciones de 2023, su tramitación se ha retrasado, lo que afecta a la aplicación de las medidas de la norma.

En cualquier caso, una vez aprobado el reglamento, existen dos periodos de tiempo. Los autónomos y empresas con una facturación anual superior a ocho millones de euros, tendrán un año para adoptar la nueva factura. En el caso de las organizaciones y profesionales que facturen menos de ocho millones, se les conceden dos años de plazo.

Cómo se hace una facturación electrónica

Tras conocer qué es la facturación electrónica y las organizaciones que están obligadas a aplicarla, conviene que entendáis cómo se implementa. El proceso en sí no es difícil, ya que está apoyado por medios informáticos. Un programa es suficiente para cumplir con los estándares que pide la ley. Otra alternativa es recurrir a herramientas sencillas como Excel para hacer las facturas de forma manual.

Al utilizar sistemas como los mencionados, generar una factura es muy sencillo. Solo debéis cumplimentar los diferentes campos, como el precio base de la transacción, y crearla. De hecho, buena parte de las acciones son automáticas en un programa informático, dado que no necesitáis calcular los impuestos asociados según el caso (IVA e IRPF). A su vez, en función del programa empleado, puede que los envíos del documento se puedan programar.

Tecnología para agilizar la facturación

La tecnología juega un papel fundamental en la confección de una factura electrónica. Por regla general, los programas o herramientas disponibles están diseñados para que resulten intuitivos. El proceso en sí no debería llevaros mucho tiempo ni presenta obstáculos significativos. Toda una ayuda para que las gestiones de cualquier negocio resulten ágiles.

Además, los programas de facturación suelen incluir una amplia gama de funcionalidades. Una de ellas es la de añadir la información de los documentos generados a la contabilidad de forma automática. Los datos se registran en los libros sin que debáis introducirlos cada vez, lo que os ahorra trabajo. También podréis visualizarlos a través de diferentes gráficos y conocer al detalle las actividades que habéis realizado.

En las soluciones más avanzadas, el pago de los impuestos puede estar automatizado. Pese a que hacer frente a su pago es algo muy personal, los programas son personalizables. Basta con configurar los tipos que debe abonar cada negocio, sea una empresa o autónomo, y supervisar que se pagan. Sin importar el tamaño de la organización, los beneficios que se obtienen son relevantes.

Ventajas de facturar de forma electrónica

Facturar de forma electrónica os ofrece una amplia variedad de ventajas que derivan de la digitalización. De entre todas, las siguientes son las de mayor calado:

• Reducción de costes. Ya no es preciso gastar dinero en una impresora, papel y espacio de almacenamiento. Además, el tiempo que se requería para realizar las facturas disminuye de manera considerable.
• Agilidad. El proceso de facturación es más rápido al estar parcialmente automatizado. El almacenaje de los documentos se produce en un ordenador o en la nube de forma automática.
• Menos riesgos de error humano. La intervención del personal se minimiza, lo que evita que se cometan determinados errores. En algunas facturas se deberán introducir los datos de manera manual, pero las recurrentes pueden automatizarse. Tampoco surgirán contratiempos con los cálculos, puesto que se encarga un programa informático.
• Disminución del impacto medioambiental. Es una consecuencia de rebajar la dependencia del papel. Ya no es indispensable imprimir las facturas ni destruirlas llegado el momento. Por ello, no producís tantos desperdicios como antes.
• Pagos rápidos. No debéis preocuparos por un retraso en el envío de las facturas, lo que evita retrasos. Los clientes recibirán al instante el documento y podrán procesarlo en el menor tiempo posible.
• Mejora en la seguridad. Las facturas en papel pueden perderse o dañarse con relativa facilidad. Sin embargo, cuando es electrónica, es posible efectuar tantas copias como sean necesarias. Tampoco cabe la posibilidad de introducir ninguna modificación una vez el documento se ha expedido. Al final, ganáis en una tranquilidad que antes no teníais.

La facturación electrónica es un avance muy necesario para los negocios españoles. Todos ellos ganan en agilidad y seguridad, mejoran su digitalización e incrementan su eficiencia operativa. Además, existen numerosas soluciones que podéis utilizar para crear el documento. Si os interesa ahondar en otros conceptos clave para las empresas, en la Cámara disponemos de numerosos contenidos. ¡Descubridlos!

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